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项目管理软件有用吗?

项目管理是为了使工作项目能够按照预定的需求、成本、进度、质量顺利完成,而对人员(People)、产品(Product)、过程(Process)和项目(Project)进行分析和管理的活动。目前国内企业对项目管理水平和方法越来越重视,而合适的项目管理软件在其中起了极其重要的作用!主要有工程项目管理软件和非工程项目管理软件2大分类。随着微型计算机的出现和运算速度的提高,20世纪80年代后项目管理技术也呈现出繁荣发展的趋势,项目管理软件开始出现。对于大型项目管理,没有软件支撑,手工完成项目任务制定、跟踪项目进度、资源管理、成本预算的难度是相当大的。可以说计算机技术的发展对项目管理深入应用起了举足轻重的作用。根据管理对象的不同,项目管理软件可分为:①进度管理;②合同管理;③风险管理;④投资管理等软件。根据提高管理效率、实现数据/信息共享等方面功能的实现层次不同,又可分为:①实现一个或多个的项目管理手段,如进度管理、质量管理、合同管理、费用管理,或者它们的组合等;②具备进度管理、费用管理、风险管理等方面的分析、预测以及预警功能;③实现了项目管理的网络化和虚拟化,实现基于Web的项目管理软件甚至企业级项目管理软件或者信息系统,企业级项目管理信息系统便于项目管理的协同工作,数据/信息的实时动态管理,支持与企业/项目管理有关的各类信息库对项目管理工作的在线支持。国外项目管理软件有:Primavera公司的P3、Artemis公司ArtemisViewer、NIKU公司的OpenWorkBench、Welcom公司的OpenPlan等软件种项目管理软件价格的差异也较大,从几万元到几十万元不等。适于中小型项目的软件价格一般仅为几万元,适于大型复杂项目的软件价格则为十几万到几百万元。项目管理软件特征

预算及成本控制

大部分项目管理软件系统都可以用来获得项目中各项活动、资源的有关情况。人员的工资可以按小时、加班或一次性来计算,也可以具体明确到期支付日;对于原材料,可以确定一次性或持续成本;对各种材料,可以设立相应的会计和预算代码。另外,还可以利用用户自定义公式来运行成本函数。大部分软件程序都应用这一信息来帮助计算项目成本,在项目过程中跟踪费用。项目过程中,随时可以就单个资源、团队资源或整个项目的实际成本与预算成本进行对比分析,在计划和汇报工作中都要用到这一信息。大多数软件程序可以随时显示并打印出每项任务、每种资源(人员、机器等)或整个项目的费用情况。

日程表程序主要用来对项目中各个单项资源或一组资源确定工作时间。可以用这些日程表计算出项目的进度计划。大部分系统软件都对基本工作时间设置一个默认值,比如星期一到星期五,早上8点到下午5点,中间有一小时的午餐时间。对于各个单项资源或一组资源,可以修改此日程表。例如:修改上、下班时间,按非工作时间输入公司假期,输入各种换班(白天、夜晚),包括节假日以及数量单位(小时、天、周)。汇报工作进程时要用到这些日程表,它通常可以根据每个单项资源按天、周或月打印出来,或者将整个项目的日程打印成一份全面的,可能有墙壁大的项目日程表。

一些项目管理软件程序的共同特征是可以通过电子邮件发送项目信息。这一功能使得用户不必通过打印机或屏幕显示,直接从电子邮件中获得信息。通过电子邮件,项目团队成员可以了解重大变化,比如最新的项目计划或进度计划,可以掌握当前的项目工作情况,也可以发出各种业务表格。

对于有大量活动事项的项目工程,人工制出一份甘特图或网络图,或人工进行修改制图是一件极其乏味而又容易出错的工作。当前项目管理软件的一个最突出的特点是能在最新数据资料的基础上简便、迅速地制作各种图表,包括甘特图及网络图。有了基准计划后,任何修改就可以轻易地输入到系统中,图表自动会反映出这些改变。项目管理软件可以将甘特图中的任务连接起来,显示出工作流程。特别是用户可以仅用一个命令就在甘特图和网络图之间来回转换显示。另外,图形和表格通常有以下功能供用户使用:.进行任务和关系的交互式操作处理。例如,通过图表连接任务,改变优先关系或通过扩展活动持续显示功能来改变活动持续时间。.定制格式,例如图形大小、标题、颜色、字型以及文件布局。.显示任务或成本的基准对照表。.突出关键路径,显示出任何活动的延缓。.放大或缩小显示图像。

转入/转出资料

许多项目管理软件包允许用户从其他应用程序,比如文字处理、电子表格以及数据库程序中获得信息。为项目管理软件输入信息的过程叫做转入。例如,你只需在需要时转入某个电子表格的信息就可以了,而大可不必将电子表格中有关人员或机器的成本信息重新键入项目管理软件程序,而且这样还可能会输入相互冲突或错误的资料。同样地,常常也要把你的项目管理软件的一些信息输入到这些应用程序中去。发出信息的过程叫做转出。例如,可能要把对某一承包商的进度计划报告转出到文字处理备注文件中。绝大部分项目管理软件程序允许把标准ASCⅡ码中的信息文件从WindowsClipboard转出到SQLdatabase,Lotus,Excel,MicrosoftProjectExchange,OLEclient/server,DDEclient/server以及一些其他系统中。

处理多个项目及子项目

有些项目规模很大,需要分成较小的任务集合或子项目。另一种情况是经验丰富的项目经理同时管理好几个项目,而且,团队成员也同时为多个项目工作,在多个项目中分派工作时间。在这种情况下,大部分项目管理软件程序能提供帮助。它们通常可以将多个项目储存在不同文件里,这些文件相互连接。项目管理软件也能在同一个文件中储存多个项目,同时处理几百个甚至几千个项目,并绘制出甘特图和网络图。

项目管理软件包在最初应用时,一般只有少数报表,通常是列表总结进度计划、资源或预算。今天,决大多数项目管理软件包都有非常广泛的报表功能。下面列出一些可制作的报表内容:.项目全面汇报报表。.项目主要阶段(里程碑)报表。.一定时期内的各种信息,例如这一时期内完成和正在进行的任务,以及准备开始的任务。.财务报表,显示全面的信息,包括所有任务、整个项目预算、超支情况、累计预算成本、实际成本以及承付款项。.成本/进度控制系统准则(c/scsc)报表。通常美国国防部进行国防项目时要求使用这个报表。.对项目的各种或一组资源进行资源配置报表。.定制的标准报表、交叉报表、变量基准对比表。

目前的项目管理软件都有一份资源清单,列明各种资源的名称、资源可以利用时间的极限、资源标准及过时率、资源的收益方法和文本说明。每种资源都可以配以一个代码和一份成员个人的计划日程表。对每种资源加以约束,比如它可被利用的时间数量。用户可以按百分比分为任务配置资源,设定资源配置的优先标准,为同一任务分配各个资源,并保持对每项资源的备注和说明。系统能突出显示并帮助修正不合理配置,调整和修匀资源配置。大部分软件包可以为项目处理数以千计的资源。

在所有项目管理软件包中,用户都能界定需要进行的活动。正如软件通常能维护资源清单,它也能维护一个活动或任务清单。用户对每项任务选取一个标题、起始与结束日期、总结评价,以及预计工期(包括按各种计时标准的乐观、最可能及悲观估计),明确与其他任务的先后顺序关系以及负责人。通常,项目管理软件中的项目会有几千个相关任务。另外,大部分程序可以创建工作分析结构,协助进行计划工作。

项目监督及跟踪

项目管理的一项基本工作是对工作进程、实际费用和实际资源耗用进行跟踪管理。大部分项目管理软件包允许用户确定一个基准计划,并就实际进程及成本与基准计划里的相应部分进行比较。大部分系统能跟踪许多活动,如进行中或已完成的任务、相关的费用、所用的时间、起止日期、实际投入或花费的资金、耗用的资源,以及剩余的工期、资源和费用。关于这些临近和跟踪特征,管理软件包有许多报告格式。

在实际工作中,项目规模往往比较大,人工进行进度安排活动就显得极为复杂了。项目管理软件包能为进度安排工作提供广泛的支持,而且一般是自动化的。大部分系统能根据任务和资源清单以及所有相关信息制作甘特图及网络图,对于这些清单的任何变化,进度安排会自动反映出来。此外,用户还能调度重复任务,制定进度安排任务的优先顺序,进行反向进度安排(从末期到日首期),确定工作轮班,调度占用时间,调度任务,确定最晚开始或尽早开始时间,明确任务必须开始或必须结束日期,或者是最早、最晚日期。

项目管理软件一个相对新颖的特点是安全性。一些系统对项目管理包自身、单个项目文件、项目文件中的基本信息(例如工资)均设有口令密码。

排序及筛选

利用排序,用户可以按随心所欲的顺序来浏览信息,比如从高到低的工资率,按字母顺序的资源名称或任务名称。大部分程序有各种排序方式(例如:按名、姓等)。筛选功能帮助用户选择出符合具体准则的一些资源。例如,某些任务要用到某种具体资源,用户如果想了解这些任务的有关信息,只需命令软件程序忽略未使用这种的任务,而只把用到这种资源的任务显示出来就可以了。

项目管理软件一个非常实用的特点是进行假设分析。用户可以利用这一特点来探讨各种情形的效果。在某一项目的一些节点上,用户可以向系统询问:"如果拖延一周,会有什么结果?"系统会自动计算出延迟对整个项目的影响,并显示出结果。例如,某个建筑项目,要研究木材消耗率上升15%将发生什么结果,承包商只要把这一变化输入计算机,所有的相关费用成本就能显示出来。几乎可以对项目中所有变量(人员、工资率、成本)进行测试,观察发生具体情况的影响。这种分析能使项目经理更好地控制有关项目的各种风险。乐马工程项目管理系统/捷为iMIS项目管理系统GTimeSheet主要用于工时管理的项目管理系统!

编辑本段选择项目管理软件的标准

尽管使用项目管理软件有许多益处,但在使用过程中也有一些应该注意的地方,同时尽可能避免其中的一些陷阱。

沉溺于软件程序中

有时,一些项目经理会沉溺于项目管理软件。某个项目经理可能会把大量时间投入软件中,摆弄那些报表、功能,把工件中最主要的部分-人员抛在脑后。

项目管理软件有时会使项目经理产生一种安全错觉。主要以几种方式:首先,项目经理会认为,由于有功能强大的软件,项目会管理完成得更出色。其次,如果项目偏离计划,项目经理会认为软件能有办法让项目回到正常轨道上来。第三,软件如果使用不当,它可能会显示项目进行良好,但实际情况却并非如此,单凭软件显示一切正常是远远不够的。

项目管理软件提供了众多的功能和大量信息。有时可怕的数量能导致危险局面。应该只使用有合适功能的软件。项目经理要克制自己,避免使用某些功能,生成更多的报表和数据资料,却对成功地完成项目毫无益处。

要熟练使用项目管理包,确实需要花些时间。所需时间根据个人的不同情况和经历而不同。对于那些目前不使用计算机和商业软件的人来说,会有一个非常明显的学习曲线。然后,近几年来,由于软件越来越易于使用,使得为掌握软件应用而需要的学习培训时间大大缩短了。

过度依赖于软件

由于项目管理软件的应用越来容易和有趣,同时软件提供了大量很有吸引力的特性,使得项目经理开始过分依赖于软件。对项目管理缺乏基本知识的人有时使用软件,但却不知道软件的真正用途。如果没有掌握项目管理的基本概念,软件就没有什么意义了。通俗地说,项目管理软件仅仅是帮助你更有效率、有效果地工作的一个工具,软件自己并不能管理项目。你进行项目管理,一定要依靠你自己的技能,依靠你的团队的技能。

编辑本段项目管理软件选择标准

下面是购买项目管理软件包时应考虑的一些因素。根据你个人的需要,下面的某些因素相对其他人而言,可能对你会更重要或不十分重要。1.容量这主要是考虑系统能否处理你预计进行的项目数量、预计需要的资源数以及预计同时管理的项目数量。2.文件编制和联机帮助功能各个项目管理软件包的文件编制和联机帮助功能质量各不相同,差别较大。主要考虑用户手册的可读性、用户手册里概念的逻辑表达、手册和联机帮助的详细程度,举例说明的数量、质量、对高级性能的说明水平。3.操作简易性这一点通常不论选择在哪种软件包时都是主要的。主要应考虑系统的"观看"和"感觉"效果、菜单结构、可用的快捷键、彩色显示、每次显示的信息容量、数据输入的简易性、现在数据修改的简易性、报表绘制的简易性、打印输出的质量、屏幕显示的一致性,以及熟悉系统操作的难易程度。4.可利用的功能一定要考虑系统是否具备项目组织所需要的各种功能。例如,程序是否包含工作分析结构以及甘特图和网络图,资源平衡或均衡算法怎么样?系统能否排序和筛选信息、监控预算、生成定制的日程表,并协助进行跟踪和控制?它能否检查出资源配置不当并有助于解决?5.与其他系统的兼容能力在当今的数字化社会里,大量的电子系统日趋统一。如果你的工作环境里,切合数据储存在各个地方,比如数据库、电子数据表里,这时就要特别注意项目管理软件的兼容统一能力。有些系统只能与少数几种常见的软件包进行最基本的统一,有些却可以与分布数据库甚至对象向数据库进行高级的综合统一。另外,项目管理软件通过电子信箱向文字处理及图形软件包转入信息的能力也会影响到你的决策。6.安装要求这里主要考虑运行项目管理软件对计算机硬件和软件的要求:存储器、硬盘空间容量、处理速度和能力、图形显示类型、打印设置以及操作系统等。7.报表功能目前各种项目管理软件系统的主要不同之处是它们提供的报表种类和数量。有些系统仅有基本的计划、进度计划和成本报表,而有一些则有广泛的设置,对各个任务、资源、实际成本、承付款项、工作进程以及其他一些内容提供报表。另外,有些系统更便于定制化。报表功能应给予高度的重视,因为大多数用户非常注重软件这种能生成内容广泛、有说服力的报表的功能。8.安全性能有些项目管理软件有相对更好的安全性。如果安全问题很重要,那么就要特别注意对项目管理软件、每个项目文件及每个文件数据资料的限制访问方式。9.经销商的支持要特别注意,经销商或零售商是否提供技术支持、支持的费用,以及经销商的信誉。

1.通用型项目管理解决方案供:专注于PPM/EPM管理需求的深度实现,对于项目管理中的专业管理方面的需求(如配置管理、测试管理等)则需要通过集成第三方产品来实现,此类解决方案是以Primavera为代表;2.IT项目管理解决方案:突出解决方案的针对性,但是在PPM/EPM管理需求实现和满足项目管理软件3大核心功能实现度等方面不及通用型项目管理解决方案,此类解决方案是以Mercury(已经被CA收购)、IBMRPM(原PMOFFICE)为代表。虽然这个阵营中的产品目前定位于企业级项目管理整体解决方案,但是Mercury、IBMRPM与其自身的产品族中其它产品的集成性、可用性尚需时日,基于业务的产品族集成难度巨大,但是值得关注。作为中端工作组级通用型项目管理解决方案MicrosoftProject,由于其产品定位一直不够明确,从而导致从MicrosoftProject2000到2003在产品整个发展过程中没有什么大的变化,其与高端项目管理解决方案的差距也越来越大;对于OracleProjects、SAPxRPM,也由于项目管理模块在其整个ERP产品线中定位不够明确,所以其在项目管理软件3大核心功能、EPM/PPM的实现度和表现度方面一直不尽如人意。但是Microsoft、Oracle、SAP这些公司都是非常有实力的公司,一旦项目管理解决方案成为其产品战略的以部分,相信其产品发展也会非常迅速。项目管理软件市场在中国的发展就如同前些年的ERP,市场前景比较广阔,产品的先进性是重要的,但是满足不同层次客户的需求也是及其重要的。

编辑本段工程项目管理软件

工程项目管理软件是指以项目的施工环节为核心,以时间进度控制为出发点,利用网络计划技术,对施工过程中的进度、费用、资源等进行综合管理的一类应用软件。它包括五个主要功能模块:进度计划管理功能、资源管理功能、费用管理功能、报告生成与输出功能、辅助功能(主要指与其他软件的接口、二次开发、数据保密等)。这种概念源于对国外类似产品的分析概括,如P3(PrimaveraProjectPlanner)、MicrosoftProject、HarvardTotalProjectManagement、HarvardProjectManager.从广义上看,项目管理软件包括了与项目管理工作相关的各种应用软件,可以涉及进度、费用、资源、质量、风险、组织等各个方面,是项目管理相关软件的总称。

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求企业项目管理EPM系统 Project Server 的搭建方法? 涉及哪些软件?是否收费?有哪些注意事项?

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