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项目管理理论的第四章 项目范围管理

1. 理解好的项目范围管理的重要性;

2. 知道为什么多数公司要投资IT项目;

3. 描述战略计划过程及其与IT项目选择的关系;

4. 使用不同的项目选择方法,如加权评分模型和净现值分析;

5. 解释项目章程、范围说明书与工作分解结构(WBS)的作用;

6. 建立WBS;

7. 描述IT项目中范围核实与变更控制的工具和方法;

4.1 什么是项目范围管理

范围是指产生项目产品所包括的所有工作及产生这些产品所用的过程。

项目范围管理是指对项目包括什么与不包括什么的定义与控制过程。主要过程:

1. 启动,是指组织 一个项目或继续到项目的下一个阶段;

2. 范围计划,是指进一步形成各种文档,为将来项目决策提供基础;

3. 范围定义,是指将项目主要的可交付成果细分为较小的、更易管理的部分;

4. 范围核实,是指对项目范围的正式认定;

5. 范围变更控制,是指对有关项目范围的变更控制;

4.2 项目启动:战略计划与项目选择

战略计划是指通过对组织优劣势的分析,研究组织环境中的威胁和机会,预测未来趋势,展望新产品与服务需求,从而确定长远的目标规划。

为什么要公司投资IT项目?

1. 支持明确的商业目标;

2. 较好的内部收益率(IRR);

3. 支持潜在的商业目标;

4. 较好的净现值(NPV);

5. 合理的回收期;

6. 作为抗衡竞争对受类似系统的手段;

7. 支持管理决策;

8. 满足预算约束条件;

9. 存在很大的收益可能性;

10. 较好的投资回报率;

11. 项目成功实施完工的可能性很大;满足技术和系统的要求;

12. 支持法律和政府的要求;

13. 较好的利润指标;

14. 引入新技术;

项目选择方法

常见的四种方法:

注重整个组织的需要;

将IT项目进行分类;

进行净现值法等财务分析;

运用一个加权评分模型

注重整个组织的需要

较多符合组织需求的项目成功的可能性比较大。在选择中需要考虑三个方面的问题:需求、资金和意愿。

将IT项目进行分类

以各种分类方法为基础。其中一种方法是评价项目是否可以应对某个问题,或是抓住某次机会,以或迎合某个指示要求。还有基与时间的考虑,可能是完成项目的所需时间,也可能是完工的截至日期。还有就是根据项目整体的综合排序,将项目分为高、中、低等优先级,首先进行高级的项目净现值、投资收益率(ROI)与投资回收率分析。

三种财务价值评价方法:净现值、投资收益率,投资回收率分析。

1. 净现值分析

是指把所有与其的未来现金流入与流出都折算成现值,以计算一个项目与其的净货币收益与损失。

确定项目的现金流入与流出

选定折现率(指最低的投资回报率)

计算净现值(npv(折现率,现金流列))

t是现金流的持续时间,A表示每年的现金流量,r是折现率

投资收益率分析

ROI=(总的折现收益-总的折现成本)/折现成本

投资回收率

投资回收期就是净现金流入补偿净投资所使用的时间。也即,投资回收期分析就是要确定得经过多长时间累计收益就可以超过累计成本以及后续成本。

加权评分模型

是一种基于多种标准进行项目选择的系统方法。其第一步是要识别对项目选择过程很重要的标准。下面就是对各个标准赋以权重。其标准如下:

符合主要的商业目标

有极具实力的内部项目发起人

有较强的客户支持

运用符合实际的技术水平

可以在1年或更少的时间得以实施

有正的净现值

能在较低的风险下实施范围、时间和成本等目标

在决定了做什么之后,需要让组织中的所有部门知道这些项目。常用项目章程,它是用来正式确认项目存在并指明项目目标和管理人员的一种文件。启动过程的主要产出就是项目。

项目章程包括:项目名称和授权日期;项目经理姓名和联络信息;范围说明书;管理方法;角色与职责矩阵图;签名;描述。

4.3 范围计划编制和范围说明书

项目范围计划是指形成正式文件,为将来的项目决策建立基础,包括怎样判断项目和项目阶段已经成功完成的基本标准。

范围说明书:

用来对项目范围达成共同的理解,并确定这样的理解。应该包括项目论证、项目产品简述、所有项目可交付成果的综述、对决定项目成功的因素说明。

4.4 范围定义与WBS

完成范围计划后,就是进一步明确项目工作任务,将之分解为易于操作和管理的单位。将工作分解易于管理的小块就是范围定义。范围定义过程的产出就是WBS

WBS是以结果为导向的一种分析方法,用于分析项目所涉及工作,所有这些工作构成了项目的整个范围。它是计划和管理项目的进度、成本、变更的基础性文件。

在设计WBS时,可以根据产品、项目阶段为依据进行设计。

要设计一个好的WBS是非常困难的,这要求项目经理对项目和项目范围有详细的了解。,并能结合项目干系人的需求和知识背景。因此,让所有项目成员参与WBS的创建和审查是很必要的。

制定WBS的方法

1. 使用指导方针

如果存在WBS的指导方针就按照指导方针去设计。这个指导方针给出了一个样本的WBS分析,在项目计划建议书中就要按照这个WBS样本的模式来描述。这样便于客户对建议书进行审定。

2. 类比法

是指你可以用一个类似产品的WBS作为起点。这个起点是经验的积累。

3. 由上至下与由下至上法

由上至下是一种常规方法。就是从项目最大的单位开始,逐步将它们分解成下一级的多个子项。这个过程就是要不断增加级数,细化工作任务。

由下至上则要让项目组人员一开始就尽可能确定项目有关的具体任务,然后将各个任务进行整合,并归总到一个整体活动或WBS的上一级内容中。这种方法效果好,但是费时。

最好的办法是综合以上方法制定WBS。

遵循的原则:

1. 一个单位工作任务只能在WBS中出现在一个地方;

2. 一个WBS项的工作内容是其下一级的工作之和;

3. WBS中的每一项工作都之由一个人负责,即使这项工作要多人来做;

4. WBS必须与工作任务的实际执行过程一致。WBS首先服务于项目组,可行的话,在考虑其他目的;

5. 项目组成员必须参与WBS的制定,以确保一致性和全员参与;

6. 每一个WBS项必须归档,以确保准确理解该项包括和不包括的工作范围;

7. 在正常的根据范围说明书对项目工作内容进行控制的同时,还必须让WBS具有一定的灵活性以适应无法避免的变更需要;

4.5 范围审核和范围变更控制

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什么是项目的范围?项目管理范围的内容是什么?

项目范围指对项目所期望的最终产品和可交付成果,以及为实现该产品和可交付成果所需各项具体工作的简明描述。项目范围的确定为成功实现项目目标定义了恰当的范畴,即规定或控制了具体的项目。恰当的范围界定对于项目成功是十分重要的。

范围管理的基本内容包括:项目启动、范围计划编制、范围核实、范围变更控制等等。范围管理保证项目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作,它主要涉及定义并控制哪些是项目范畴内的,哪些不是。

项目范围:以范围规划的成果为依据,详细描述项目和产品的过程,并把结构写进详细的项目范围说明书中。

范围说明书: 这是项目范围规划过程中的主要输出成果,包括了前述的项目的合理性说明、项目成果描述、项目阶段目标、项目可交付产品或者服务清单等内容,是范围定义过程的主要依据之一。

制约因素: 即对项目组行为进行限制的因素和条件,如项目预算、范围、时间等。

前提条件: 即为了制定项目计划而必须假设能够在将来获得解决的一些条件,这些前提条件一般都是真实的、符合现实的、肯定的,也是可以解决的,但也存在未能如期解决的风险。

其他计划结果: 其他领域内的结果也可以作为确定范围定义时的一个参考因素。

历史资料: 其他IT项目或者相关项目及相关领域内项目的历史资料,也是在进行项目范围定义时参考的因素。

在进行范围定义时,经常使用的工具和技术有:

产品分析。每个应用领域都有一些通用的方法把高层的产品描述转变为切实的可交付的成果。产品分析包括许多技术,例如产品分解、系统分析、系统工程、价值工程、价值分析和功能分析等。

识别出多个可选方案。识别出可选方案是一种技术,该技术用来产生执行和完成项目工作的多种方法。在这个过程中可应用很多通用的管理方法,例如“头脑风暴法”和“横向思维法”。

专家判断法。每个应用领域都有一些专家,其经验可用于定义详细的项目范围说明书。他们的判断和专长可运用于任何技术细节。

一般,当完成项目范围定义后,下一步将根据项目范围说明书等,制作工作分解结构WBS。

参考资料来源:搜狗百科-项目范围

参考资料来源:搜狗百科-项目范围管理作为项目集成管理知识领域的一部分,在启动项目时,项目团队开发出初步的范围说明书。这一文件连同项目章程、组织过程资产及准许的变更需求,一起为制作项目范围说明书提供基础。

初步的项目范围说明书提供了基本的范围信息,而项目范围说明书则继续理清了项目范围并提供了更为具体的信息。

尽管在内容上会有些差异,但是项目范围说明书至少应该是一个项目的描述,包括其总体目标及理由;所有项目可交付成果的详细描述,以及做为项目成果一部分的产品和服务的特征及需求。

项目范围说明书的作用:

有助于在项目范围说明书中将项目成功的标准文档化;提供其他与项目范围相关的信息:项目界限、产品可接收的标准、项目的限制条件和假设条件、项目的组织团队、确认的风险、里程碑计划、成本大小的排序、需求配置管理、认可的需求等。

随着时间的推移,一个项目的范围应该变得更加清晰和具体。

拥有一份最新的项目范围说明书对于简历和确认项目范围的一般共识是非常重要的。它具体描述了项目要完成的工作,并且确保了顾客满意及预防范围蔓延的一个重要工具。1、项目范围(Project Scope)包括项目的最终产品或者服务,以及实现该产品或者服务所需要执行的全部工作。明确规定项目的范畴,即确定了项目的哪些方面是应该做的,哪些是不应该做的。也可说是产生项目产品所包括的所有工作及产生这些产品所用的过程。

用以保证项目能按要求的范围完成所涉及的所有过程,包括:

确定项目的需求、定义规划项目的范围、范围管理的实施、范围的变更控制管理以及范围核实等。

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