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急诊分诊管理系统项目插图

oa项目管理系统要怎么做?

oa项目管理系统要怎么做?传统的项目管理主要偏重于大型项目的计划安排执行、资源的调配、风险的控制和收入费用的控制;

OA系统中的项目管理更加偏重于简单的事项活动管理:指多个人在一起协助完成一个活动,针对整个活动过程的任务进行安排、沟通以及活动过程中交付物的归集、分享,因此也很难做到类似大楼建设项目管理要求。

OA系统围绕项目管理四大要素(时间、质量、成本、风险),以流程为枢纽,将组织人员、资源、项目等信息统一到一套系统,让管理者“知进度、控成本、防风险、守质量”。

1、项目信息存、查、用一体化、高效共享

OA系统通过表单将项目基本信息、组织人员信息、合同信息、执行计划书等一一录入系统,所有信息随流程变动而更新,借门户集中呈现给用户,让信息存、查、用于一体。

2、流程化审批环境,全方位掌控项目过程

以项目执行周期为基础,围绕项目中的问题、变动、时间和责任人等因素,以电子流程穿透项目过程,岗位配合度、各环节执行效率直观展示、信息透明。

3、项目成本多维度汇总,财务状况及时掌控

为了准确的把控项目成本,OA系统以项目为核心,从多个维度将各类成本汇总,比如人力成本、资产占用成本、采购成本、各类报销费用等,让项目经理知道哪一块成本高、费用投放比例等。从无形资本到有形资本清晰统计,为优化执行效果、实现费用预算提供有效依据。

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急诊分诊管理系统项目插图1

如何做好大型OA系统的项目管理

可以通过下面这个案例来看一下大型OA系统的项目管理是如何实施的:

以专业优势占据行业链顶端的设计研究院,一直在创新:三十年前,他们用手工画图,靠设计立身市场;二十年前,他们用电脑绘图,靠技术占据顶端;现在,他们引入OA办公系统从强化管理入手,借力泛微OA系统进行工程项目统筹管理,实现组织价值最大化…

需求分析:

在国家EPC项目大力推行的背景下,专注交通、建筑、市政工程等领域的设计研究院,业务逐渐向上下游延伸;承接的项目金额大、周期长、审批严,这让设计研究院实现组织规范化管理之路问题重重:

时间进度问题:出图时间、实施进度难把控

财务收支问题:项目收支、合同信息查阅难

质量检测问题:技术文档、项目标准难贯彻

信息共享问题:技术图纸、工程方案共享难

(设计研究院“项目-合同-技术文档”管理思路)

OA系统为设计研究院打造规范化项目管理平台,打通设计人员、施工人员、管理人员之间的信息通道,让项目、合同、文档的审批符合国检要求、过程可追溯。

一、设计研究院项目亮点

1、项目统筹管理,策划、校审标准化

设计研究院每年大大小小的工程不仅要考虑行业规范、国家标准、工程质量,还要规范合同、进度、审批的管理过程,加强项目管控。

泛微OA围绕“立项、策划书、图纸”三大因素,让设计研究院在守规范、重标准的前提下实现项目统筹管理。

搭建项目库形成项目台帐

项目立项后,通过表单建模功能结合项目类型对设计研究院的大小项目进行分类,形成专属项目库;在OA系统的流程功能作用下,关联合同信息、项目过程信息,确保项目信息记录准确、高效。

同时,相关人员在OA系统的项目台账内,根据项目分类就能快速查阅具体项目的基本信息、进度安排、负责人等信息,方便及时对项目情况做出判断。

项目策划书评审

立项后的项目,相关人员依照制度和现场勘察情况,在系统提交项目策划书,填写项目策划详情、明确项目产值分配、制定工程进度及项目具体组成人员。

(工程项目策划书)

一旦审核通过,项目经理严格按进度开始执行,流程执行标准化、责任落实到人、保证工程进度。

图纸三级校审

设计研究院的图纸审核严,泛微OA结合行业要求落实“图纸校核、图纸审核、图纸审定”三级校审流程,形成出图审批单,不仅提高了校审效率,还能便捷查阅图纸。

OA系统以流程规范项目审批,详细记录过程信息,不仅提高各节点执行效率,还能让信息有效共享,让工程保质增效。

2、合同管理分类全,收支明细随时查

多项目同时进行很难保证合同执行进度,有时项目执行到一半首款还没到、想查看具体项目的合同,又无从获取…

泛微OA结合合同会签流程、表单建模等功能规范合同审批流程,形成详细的合同台账,信息查询方便,审核标准化。

合同会签审批

提交合同基本信息,经相关人员会签审批后归档形成合同记录。

合同流程归档,信息自动录入系统形成合同卡片,金额、编号、项目经理、客户信息一目了然。

泛微OA通过信息准确、分类清晰的合同管理功能,帮助管理层随时获悉项目具体收支情况,为决策提供有利依据的同时,让合同信息透明化、规范化。

3、技术文档有序归档,质检、查阅有保障

项目过程中的技术文档作为设计研究院内部有效的项目审查依据,国检要求极高。实现按标准归类、按需求查阅,对于项目推进至关重要。

OA系统通过规范、清晰的流程,按照国家标准规范,实现项目过程中的所有技术文档的全过程管理,依照项目需求、进度及时变更文档信息,防止项目需求、技术文档两张纸的现象。

确保一个项目,一个文档库,项目相关人员只需按照项目维度就能查阅项目过程中提交的审批流程及所有文档记录信息,信息准确、追踪方便、责任清晰。

泛微OA将项目过程中的策划书、图纸、审批单等技术性文档形成组织特色知识文库,实现信息收集、变更、分享、再应用过程,充分发挥组织知识体系价值。

二、设计研究院项目具体实施价值

项目过程的标准化管理作为设计研究院创新升级的重要一环,将从智能化管理上不断优化项目实施过程。

泛微作为专业OA软件供应商,以高效的管理、规范的程序实现设计研究院标准化、流程化、信息化的“三化”管理模式,实现价值最大化:

遵守国家质检标准,流程、审批、信息规范执行

流程贯穿项目全程,记录、流转、校审一套程序

项目信息详细记录,文档、合同、进度随时监督

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教育培训机构如何通过OA系统来提高教学服务质量?

在服务教育培训机构的过程中我们发现,大多数培训机构的教学过程常常处于信息封闭状态,学员教学情况、教员工作问题很难第一时间跟踪。为了优化整个教学过程,OA系统借助建模功能围绕培训机构教学业务进行全过程的办公场景搭建。

现在,整个机构的人员、时间、学员、课程等信息都统一汇总到一套OA系统,不同阶段要办理的业务在系统都有具体应用程序,从报名签约、排课到课评、考试全程电子化管理,不仅过程可控、全程信息自动存档,全面提升教育机构管理效率,专注教学。

(教育培训行业主要业务流程分析)

“5大应用”全面优化服务

1、招生:电子签约,智能分析生源

OA的电子招生系统以“CRM客户管理”为原型,通过集成各家广告营销系统,实时监控各个渠道的商机线索,对有需求的学员进行全过程跟踪管理,全面提升招生效率。

OA系统通过连接电子签平台提供的业务电子化办理环境,帮助教育培训机构将繁琐的签约搬到线上,解决了许多线上教育机构的生源地域限制性问题,减少学员选择、等待时间,提高招生效率。

2、分班:课程分类招生,高速开课

和高校内的学生分班类似,教育机构的学员常常会根据所选课程进行分班,不同课程开设周期多长,授课老师是谁,这些信息现在都可以直接通过一条电子流程上报审核。

为了更好的跟踪每项课程的完成情况,OA系统将“项目管理”融入其中,每个开设的课程都是一个待完成的项目,可以进行全程跟踪监管,审核、跟踪、效果更直观。

3、排课:快速协调资源,下达课表

OA的电子化系统,可以让各类资源状态透明化,缩短协调、通知时间,任何时间段都能智能协调高效排课,简化教育培训机构排课工作,准确高效的排课让教学更高效。

4、课评:互动及时,完善意见渠道

借助OA系统代替纸张永久收集意见,课程一对一收集意见,一堂课、一个意见也不拉下,全方位了解客户所想,不断做优化,提升服务质量。

5、考试:线上高效安排,考、评方便

OA系统线上、线下相结合的考试方式更有利于教育机构提升考核效率。不仅可以在系统直接制定试题和正确答案,还能对学员答题进行线上审批,快速核准分数,无需人工;减少教育机构日常教务的琐碎管理工作,全面提升服务效率。

急诊分诊管理系统项目插图2

OA工作流程审批主要功能有哪些

一、通知公告

通知公告的起草、审核、发布,提醒、浏览、回复、检索。

二、文件公布

文件的起草、审核、发布,提醒、浏览、回复、检索。

三、文件交换

部门与部门,部门与个人,个人与个人之间的资料发送、接收、提醒、资料的分类入库。

四、信息发布

支持栏目自定义、内容和样式自定义、流程与权限自定义、信息展示位置自定义,支持在线编辑和图文混排,支持Word和Excel的直接粘贴拷贝。

五、资料中心

资料分类的创建,资料的添加、修改、删除、共享、检索,相关系统的资料入库管理,支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索。

六、流程管理

流程管理的作用主要用于日常办公审批流程的处理,它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。常见的流程包括发文、发文、业务审批,内容起草和制发、文件传阅、批示处理、工作请示、工作报告、工作交办,部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等。主要功能包括: 待办流程、在办流程、已办流程、出差委托、流程跟踪与监控。

七、办公用品管理

办公用品入库、出库,办公用品申购、申领、审批,办公用品的修改、删除、查看详细。

八、客户关系管理

客户关系管理系统是企业与客户交往过程中所形成的客户信息资料 企业自行定制的客户信用分析报告。建立合格的客户档案是企业信息管理的起点,是企业日常基础性工作。

九、人力资源管理

包括人才信息库管理、招聘管理、公司或部门用人申请、公司用人汇总、人事档案管理。

十、个人办公

计划任务管理(任务的创建、跟踪、任务反馈与提醒);个人日程安排与提醒,通讯录管理、短消息发送、接收、回复与提醒等。

十一、电子邮件

新建邮件、收件箱、草稿箱、发送箱、已删除邮件。

十二、网上论坛

可以自行设置分论坛和议题,为用户提供了一个信息交流、沟通和问题讨论的空间,实现开放、平等、自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见。

十三、事务管理

留言回复、车辆管理、会议室管理。留言版在系统里面提供了一个实名和匿名方式的留言管理功能。出车管理、加油管理、维修管理、驾驶员管理。会议室的使用申请、查询、管理等。

十四、考试管理

自定义的考试系统,包括考试题目管理、试卷管理、阅卷管理、试卷的评分。

十五、系统管理

包括用户、组织、栏目、权限的管理、表单定义、工作流定义、论坛管理、配置管理。

十六、OA办公精灵

类似QQ的客户端软件,和OA办公系统集成于一体,实现信息的提醒、在线用户的显示、简易实时聊天功能,短消息显示及回复等功能。oa系统极大的缩短了企业流程审批的周期,但也有人觉得,通过oa系统审批后,取消了纸质文档,看不见摸不着的,这会不会造成审批人未能及时看到审批单,而错过审批,从而进一步延误了审批时间呢?他们会问:审批人能够及时看到有文件需要自己审批吗?审批人如果没有及时看到需要自己审批的文件,或者忘记了审批怎么办?审批人长时间没有登录oa系统,如何提醒他审批文件?有这些疑问是正常的,这些问题也确实是oa系统应该解决的问题,为此华天动力oa系统为审批人提供了消息提醒、短信提醒、邮件提醒等多种提醒方式。2、靠谱在华天动力oa系统中,当审批人接收到新的审批文件,或未做出及时审批时,可以收到系统自动发送的消息提醒,提醒方式包括桌面弹出窗口、桌面待办列表、桌面短消息、待我审批菜单等。那么如果审批人不登陆oa系统怎么办呢,管理员可以选择电子邮件或手机短信的方式进行提醒和催办。关于oa系统的待办提醒机制,可以参见《全面提醒,看协同oa系统的提醒机制》一文。那么当审批人不登陆电子邮箱,或者不看手机短信怎么办呢?这时候,其实所有的技术手段都已经失灵了,即使有更高级的提醒技术,恐怕也会被各种借口所掩饰。这不是技术问题,而是管理问题了。为此,有的企业将审批时限作为规章制度规范起来,要求审批人及时查看待办工作,如果不能够及时做出审批,就需要进行相应的处理。事实上,已经有不少企业将审批效率列为考核指标。下图为华天动力oa系统中,审批提醒的设置界面和显示界面:3、故事会议室里砸开了锅。起因是总经理赵华威称最近有位员工向他反映,发出去的申请经常被卡在经理那里,得不到及时审批,经常影响工作效率。经理们纷纷表达自己的冤屈,有的说经常在客户那里,有的说经常在车间里,还有的说审批文件没那么紧急,不如攒一批一起批……总之是各有各的理由。信息部经理姜程坐在椅子上很不自在,他知道,不管什么原因,oa用不好,他有不可推卸的责任。姜程直了直腰,干着嗓子说道:“我们的oa系统里面的审批文件有三种提醒方式:系统内部提醒、手机短信提醒和电子邮件提醒。在公司内办公的领导最好每天都登录oa系统,在首页面就能够看到弹出窗口提示,在‘待我审批’中也能够看到所有的待办审批,建议不要攒着,有文件及时批。对于经常不在办公室的领导,我们可以通过手机短信来提醒,可以直接提醒审批人,也可以同时提醒表单监控人和申请人,由他们来催办,只是手机短信的功能我们还没有开通,现在是否要开通呢?”赵华威知道,这个问题在本质上是一个管理和习惯的问题,而不是技术问题,他说:“在座的都是经理,你们决定了公司的执行力,你们要是拖延,整个公司就会拖延,这是很可怕的。把手机短信功能开通,对经常外出的经理使用短信提醒,从现在开始必须及时审批文件,正常情况下上班第一件事先登录oa系统,早上没时间中午批,中午没时间晚上批。”

急诊分诊管理系统项目插图3

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